سلام به مقاله مدیریت زمان ادنل خوش اومدید. 

-کاش هر روز به جای ۲۴ ساعت ، ۲۶ ساعت بود اونوقت به همه کارام می رسیدم . 

-همیشه همه ازم شاکی ان ! خانواده ام ، دوستام و همکارام . 

-احساس میکنم هرچقدر کار می کنم بازم یه عالمه کار نکرده دارم .

– احساس می کنم اگه بمیرم خیلی خوبه اونوقت از لیست کارای نکردم برای همیشه خلاص میشم. 

این جملات و جملات مشابهشون برای شما آشنا نیس؟ این جملات حس استیصال و درماندگی ، آشفتگی و کلافگی رو برای ما تداعی میکنه. 

در این مقاله قصد داریم اطلاعات ارزشمندی رو در مورد مدیریت زمان به شما ارائه بدیم ، که بدون شک کمک بسیار زیادی به رشد کسب و کارتون و بالارفتن کیفیت زندگی شخصی تون میکنه. 

چرا باید زمانم رو مدیریت کنم ؟

اولین سوالی که قطعا باید از خودتون بپرسید اینه که چرا به مدیرت زمان احتیاج دارید؟ در واقع باید هدف خودتون از مدیریت زمان رو مشخص کنید. هر فردی یه قصد و نیت خاصی از خوندن این مقاله و یادگیری تکنیک های مدیریت زمان داره که ما در اینجا به چندتاشون اشاره می کنیم . 

• علی میگه : دوست دارم از عمری که خدا بهم داده بیشترین بهره رو ببرم و کارهای مفیدی در طول دوران جوانی انجام بدم. 

• سینا میگه : من صاحب یه شرکت خدماتی متوسطم اما کارام درست پیش نمیره . همیشه حتی موقع خواب استرس کارای نکردم رو دارم . با این حساب چطور می تونم کارم رو گسترش بدم.

• کیانا میگه : همه زندگی من شده کار ، سال هاست که پیانو خریدم و مونده گوشه خونه . هنوز نتونستم یه قطعه رو کامل و حرفه ای بزنم.

• محبوبه میگه : زندگی برای من فقط خستگی داره ، سفارش مشتری ها از یه طرف ، کارای بچه ها و خونه داری از یه طرف ، کاش به اندازه خوردن یه فنجون چای بی دغدغه ، فرصت داشتم. 

همونطور که می بینید علی هدفش بهینه زندگی کردنه ، سینا میخواد شرکت متوسطش رو به یه شرکت بزرگ تبدیل کنه ، کیانا دوست داره با یادگرفتن تکینک های مدیریت زمان جایی رو برای انجام علائقش باز کنه و محبوبه به دنبال زمان خالی برای استراحت بیشتر می گرده . 

 

 

اصلا تعریف مدیریت زمان ( Time Management ) چیه ؟

مدیریت زمان ، یعنی رصد کردن انگیزه ها ، عادات شخصی ، ویژگی های شخصیتی و به کارگیری تکنیک هایی سازنده برای استفاده بهینه از زمان برای رسیدن به بالاترین کارایی در عین حفظ آرامش و سلامت روان شخصی. 

خب این یه تعریف شسته و رفته بود . بخوایم خودمونی تر بگیم برای مدیریت زمان باید ویژگی های شخصیتی افراد و عادات روزانه اون ها رو در نظر بگیریم . به انگیزه های افراد برای مدیریت زمان توجه کنیم چون گاهی این انگیزه ها مخرب هستند و در واقع صورت مساله مشکل داره. از طرفی باید یه سری تکنیک ها رو یاد بگیریم که این تکنیک ها باید در عین بهینه کردن زمان به زندگی شخصی ما یعنی به زمان خواب ، استراحت ، تفریح ، استحمام و غیره ما صدمه نزنن. 

 

 

سوال اساسی اینه که چرا دچار کمبود زمان میشیم ؟

باید قلم و خودکار بردارید و یه فهرست بلند بالا از دلایلی که شما رو دچار کمبود زمان میکنه تهیه کنید. ما اینجا دلایل اشخاص مختلف رو برای کمبود زمان مطرح کردیم . 

مریم کمال طلبه اما خودش نمیدونه !

مریم گرافیسته و شکایت میکنه که : کاری که دیگرون توی یه ساعت انجام میدن رو من تو سه ساعت انجام میدم ، البته من کار اونارو قبول ندارم و به نظرم به جزئیات توجه نمیکنن. 

مریم نمیدونه که مشکل کمال گرایی داره . چون بیشتر که ازش سوال کردیم دیدیم که اون موقع ظرف شستن یا حمام کردن هم دقیقا با همین ظرافت عمل میکنه . این جا بود که مریم پی برد مشکل کمال گرایی داره و برای اینکه زمانش رو بهینه تر کنه باید مشکل کمال گراییش رو بر طرف کنه. 

  

امید نمیدونه کدوم هندونه رو زمین بزاره !

امید آدم خلاق و توانمندیه ، ایده های اقتصادی خوبی هم داره . اون در ابتدا به عنوان کارمند تویه اداره دولتی مشغول کار شد و بعد به کمک دوستش یه کسب و کار کوچیک راه انداخت چون امید تا حدود ساعت ۳ سرکاربود ، امید جدیدا یه ایده عالی به ذهنش رسیده و چند تا کارمند هم استخدام کرده یه شرکت تاسیس کرده و گاهی به کارش سر میزنه ، شرکت جدید امید نوپاست بنابراین به انرژی زیادی احتیاج داره. 

کارمندا هر وقت دچار مشکل میشن با امید تماس میگیرن و این باعث شده کارایی امید تو محل کارش بیاد پایین. 

مشکل امید این جاست که خیلی زمان کم داره و این باعث شده خیلی از تفریحات شخصیش رو هم تعطیل کنه . امید مزایای کارمندی دولت رو میخواد اما از طرفی درآمدش براش توجیه پذیر نیست . امید نمونه کدوم هندونه رو زمین بزاره و کدوم رو نگه داره. 

 

سحر اصلا نمیدونه چرا به تازگی زمان کم میاره !

سحر میگه : من به خاطر شرایط کرونا دورکاری می کنم اوایل همه چیز خوب بود و من به حجم کاری که از طرف مدیر برام تعیین شده بود میرسیدم اما الان اصلا نمیدونم چرا کاراییم نسبت به دیگران کمتر شده . 

ما از سحر خواستیم از ساعت ۸ صبح تا ۵ بعد از ظهر که کار میکنه همه چیز رو یادداشت کنه . 

سحر خیلی سریع متوجه شد که دلیل افت کارکرد روزانه اش اینه که به تازگی یکی از دوستاش با همسرش دچار مشکل شده و برای درد و دل در ساعت کاری با اون تماس میگیره . سحر به گمان خودش فقط ۱۰ دقیقه با دوستش حرف میزد اما واقعیت این بود که این مکالمه ها تا نزدیک یک ساعت ادامه پیدا می کرد و زمان زیادی رو از سحر می گرفت. 

سعید تو دایره المعارفش کلمه " نه " رو نداره !

سعید شکایت داره : اون میگه با اینکه همیشه سعی می کنم به همه کمک کنم با این حال همه ازم شاکین و میگن بد قولی ، از طرفی تو زندگی شخصیم هم همش زمان کم میارم . 

ما حدس زدیم که احتمالا سعید قدرت نه گفتن نداره . همین طور که تو محل کارش با هم صحبت می کردیم مدیر صداش کرد و ازش خواست که آخر هفته رو به عنوان اضافه کاری تو محل کار بمونه چون کارمندای دیگه همه کار دارن . سعید هم قبول کرده بود . وقتی برگشت پیش ما تلفنش زنگ زد برادرش بود، ازش خواست که ماشینش رو ببره کارواش چون شب جایی مهمونی دعوت بودن و دیر میرسید خونه . سعید هم قبول کرد ! 

ما به سعید توضیح دادیم و توجیهش کردیم که مشکل کمبود زمانش از عدم تواناییش در نه گفتنه و باید ریشه یابیش کنه که چرا نمیتونه نه بگه. 

ما اینجا چهار فرد رو با چهار دلیل مختلف برای شما آوردیم . نوبت شماست که در خودتون جستجو کنید و دلایل بیشتر رو پیدا کنید.

 

تکنیک های مدیریت زمان ( Time Management )

در این قسمت تکنیک هایی رو آموزش میدیم که با به کار گیری اون ها می تونید زمانتون رو بهینه تر کنید. 

یه هفته خودت رو رصد کن !

اصلا پیش از اینکه برنامه ریزی رو شروع کنید . یه دفترچه بردارید و به مدت یه هفته کارهاتون رو از زمان بیداری تا زمانی که به خواب برید رو یادداشت کنید. سعی کنید با جزئیات یادداشت کنید این یادداشت ها اطلاعات مفیدی رو در احتیار شما برای مدیریت زمانتون قرار میده. 

برنامه یک روز الهه : 

صبح ساعت ۷ از خواب بیدار شدم . 

تا ۷ و ربع دستشویی رفتم و مسواک زدم . 

از ۷ و ربع تا ۷ و نیم صبحانه خوردم . 

از ۷ و نیم تا ۸ آماده شدم تا برم دانشگاه. 

ساعت ۹ رسیدم دانشگاه . 

۹ تا ۱۰ کلاس داشتم .

۱۰ تا ۱۱ آزاد بودم رفتیم با بچه ها تو محوطه دانشگاه نشستیم و حرف زدیم . 

۱۱ تا ۱۲ کلاس بعدیم رو رفتم . 

۱۲ تا ۳ عصر کاری نداشتم . یه سر به کتابخونه زدم و کتاب های مقاله بعدی رو مطالعه کردم . 

از ساعت ۲ تا ۳ با دوستام ناهار خوردم و گپ زدیم . 

۳ تا ۴ مجددا کلاس داشتم. 

۴ تا ۶ برای خرید به مرکز تجاری نزدیک دانشگاه رفتم . 

۶ تا ۷ تو راه برگشت به خونه بودم. 

۷ تا ۷ و نیم استحمام کردم . 

۷ و نیم تا ۸و نیم با مامانم چای خوردم و گپ زدم . 

۸ و نیم تا ۹ و نیم تو اینستا چرخیدم . 

۹ و نیم تا ۱۰ شام خوردم . 

۱۰ تا ۱۱ یه مطالعه جزئی کردم . 

۱۱ تا ۱۲ با بچه ها تو تلگرام چت کردم .

۱۲ تا ۱۲ و نیم آماده خواب شدم . 

۱۲ و نیم خوابیدم . 

 

برنامه روزانه ، هفتگی و ماهانه داشته باش ! 

برنامه کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت داشته باشید . یه سری کارها هستند که باید ماهانه و در زمان مشخص انجام بشن . مثلا پرداخت قبوض و آبونمان ، یا پرداخت حقوق کارمندا ، کارهای ماهانه هستن . دیر انجام دادن هر کدم از این کارها باعث ایجاد استرس یا اختلال در کار ما میشه . بنابراین در تقویم خودتون زمان هایی رو برای کار های ماهانه قرار بدید. 

یکی دیگه از مزایای برنامه ریزی هفتگی و ماهانه اینه به وضوح متوجه میشید که چه حجم کاری رو در زمان یک هفته یا یک ماه می تونید انجام بدید. 

از شب قبل برنامه ریزی کن !

برنامه ریزی از روز قبل دو تا ویژگی مثبت داره . 

اول اینکه : 

ذهن رو از بلاتکلیفی و آشفتگی درمیاره و باعث میشه شب رو راحت تر بخوابید. 

دوم اینکه : 

کارهایی که میخواید انجام بدید یک بار در ذهن شما مرور میشه و ذهن شما آماده میشه. به این ترتیب هماهنگی ذهنی شما برای انجام کارهای فردا بیشتر میشه. 

 

برای هر کاری محدودیت زمانی بزار !

زمانی که دارید برنامه ریزی روزانه انجام میدید برای هر کاری یه محدوده زمانی در نظر بگیرید. برای این کار می تونید از یادداشت هایی که هفته اول از کارهاتون داشتید استفاده کنید. 

سلمان یه دیجیتال مارکتر : بخشی از یادداشت رو باهم میخونیم . 

نوشتن متن جذاب برای ایمیل مارکتینگ ۱ ساعت 

طراحی صفحه ایمیل مارکتینگ ۱ ساعت 

طراحی صفحه فرود برای کمپین تبلیغاتی شب یلدا ۵ ساعت 

سلمان یه دیجیتال مارکتر و هر روز با یه سری موضوعات جدید در ارتباطه ، سلمان بر اساس تجربه ای که در طراحی صفحه فرود شب عید داشته تخمین میزنه که احتمالا باید طراحی این صفحه فرودم ۵ ساعت طول بکشه . ممکنه جزئیات این کمپین بیشتر باشه و این ۵ ساعت به ۶ ساعت افزایش پیدا کنه . 

بنابراین توجه داشته باشید که شما بر اساس ماهیت کارتون ممکنه محدودیت زمانی کارها رو دقیق تخمین بزنید یا اینکه نزدیک به اون زمان تخمین بزنید. 

در هر زمان فقط یه کار انجام بده !

یه سری با چند تا از دوستام قرار گذاشتیم که بریم کافه . یکی از دوستان طبق معمول دیر تر از بقیه رسید . تو طول دورهمی مدام سرش تو گوشی بود یا گوشیش زنگ می زد. این دوست ما ادمین یه پیج فروش اینستاگرام بود. 

در طول دورهمی مون که اصلا بهش خوش نگذشت . و هر بار که گوشیش زنگ میزد زیر لب غر میزد و لحن خشک و عصبیش پشت گوشی به وضوح مشخص بود. 

خب عزیزم چه کاریه ! 

برای کارهای غیر منتظره ات جا باز کن !

زمانی که ما کارهای لیست روزانه مون رو انجام میدیم . خیلی حس خوبی بهمون دست میده. 

اما روزهایی هم هست که یه سری کارهای غیر منتظره به وجود میاد و برنامه ریزی ما رو دچار اختلال میکنه . دو ساعت از زمانتون رو در روز برای کارهای غیر منتظره کنار بزارید . اگه کار غیر منتظره ای به وجود اومد تو این تایم انجام بدید اگه نه یه کار رو تو نیمکت ذخیره داشته باشید که تو این تایم انجامش بدید. 

از ماتریس آیزن هاور ( matrice eisenhower ) استفاده کن !

همیشه کارهایی هستن که دارای اولویت بالاتری هستن . یا زمانی که انجام بشن ارزش بیشتری رو نسبت به سایر کارها تولید می کنن. بزارید منظورم رو با استفاده از ماتریس آیزن هاور براتون بیان کنم . 

بخش قرمز : 

در ای ن بخش کارهایی قرار میگیرن که اهمیت بالایی دارند و باید فورا انجام بشن. مثلا جذب سرمایه گذار برای یک استارتاپ یا کارآفرین هم باید سریع انجام بشه هم اینکه در دراز مدت هم از اهمیت بالایی برخوردداره . بنابراین نوشتن بیزینس پلن برای ارائه به سرماگذار جزء تسک های با اولویت بالا به حساب میاد. 

بخش سبز : 

برخی از فعالیت ها هستن که چندان اهمیتی برای کسب و کار ما ندارن ولی باید فورا انجام بشن چون در صورت انجام نشدنش در انجام کارهای دیگه اختلال ایجاد میشه . 

این فعالیت ها معمولا فعالیت های وابسته به زمان هستن . 

مثلا در صورت قطعی اینترنت توی یه شرکتی که فعالیتش وابسته به اینترنته ، کارهای دیگه لنگ میمونه بنابراین برطرف کردن مشکل اینترنت از فوریت بالایی برخورداره. 

بخش نارنجی : 

در این بخش کارهایی قرار میگیرن که بسیار مهم هستن اما فوریت ندارن. مثلا ورزش کردن فوریت نداره ، اما بسیار مهمه چون سلامتی شما رو در دراز مدت تحت تاثیر قرار میده. در صورتی که کار فوری ای پیش بیاد میتونید زمان ورزش کردنتون رو جابه جا کنید. 

بخش زرد : 

در بخش زرد ، کارهایی قرار میگیره که نه زیاد مهمه و نه اینکه فوریت داره. در این بخش معمولا کارهایی قرار میگیره که هجو هستند . مثل اینستاگرام گردی ، زیاد خوابیدن ، گپ ها و چت های طولانی با دوستان و پیگیر اخبار زرد . 

نکته فوق مهم : کارهایی مثل تفریح کردن و دید بازدید از اقوام و دوستان رو جزء کارهای زرد قرار ندید . درسته این کارا فوریت ندارن اما برای حفظ روحیه ما مهم اند. 

 

زمان برای استراحتت بزار !

خیلی آرمانی فکر نکنید . یادتون باشه ما آدم آهنی نیستیم که خسته نشیم . زمانی هم که خسته بشیم کارایی مون پایین میاد. پس لیست کارهاتون رو پشت بند هم قرار ندید مثلا بین هر دو ساعت کار ، یک ربع رو به استراحت اختصاص بدید. 

زمان استراحت به توانایی هایی شما ، نوع کار شما و خیلی موارد دیگه بستگی داره و برای هر فردی با فرد دیگر متغیره. 

 

از زمان های انتظارت استفاده کن ! 

زمانی بود که من برای اینکه از خونه به سرکارم برم حدود ۲ ساعت تو راه بودم . ۲ ساعت رفت و ۲ ساعت برگشت در مجموع ۴ ساعت !!! من با حمل و نقل عمومی میرفتم و سرگرمیم این بود که دهن باز به فروشنده های مترو و آدما نگاه کنم (: … گاهی هم موزیک گوش میدادم و تواینستا میچرخیدم . 

یکی از علاقه های من ، دست سازه های هنری بود . تصمیم گرفتم از این ۴ ساعتم بهینه استفاده کنم . یه پیج زدم و در طول ۶ ماه ۷ هزار فالور بدون هیچ گونه هزینه برای تبلیغ جذب کردم . 

شما هم اگه فکر کنید برای زمان های پرتتون می تونید یه سری کارهای مفید انجام بدید . 

• می تونید پادکست های موردعلاقه تون رو گوش بدید

• اگه سرتون گیج نمیره کتاب های مرتبط با کارتون رو مطالعه کنید

• ایمیل ها و پیام هایی که براتون رسیده رو جواب بدید 

• حتی برنامه ریزی هاتون رو می تونید توی همین زمان وارد یادداشت گوشیتون کنید

• و غیره

به ایمیل ها و تلفن هات جواب نده ! 

همون طور که تو بخش قبلی گفتیم دلیل زمان کم آوردن سحر، تلفن های طولانی دوستش بود. گاهی بین کار برای ما یه سری پیامک ، یه سری پیام تلگرام یا واتساپ ، یه سری ایمیل میاد و یا گاهی گوشیمون زنگ میزنه. 

من نمیگم در طول زمان کارتون این پیام ها رو جواب ندید . جواب دادن به همه این ها رو به زمان استراحت موکول کنید. چون هر پیام یا تماسی علاوه بر زمانی که از شما میگیره ، حاوی یه محتوایی هست که مطمئنا ذهن شمارو مشغول میکنه و تمرکزتون رو ازبین میبره. 

 

برای کارهای مهم ، آلارم بزار ! 

یکی از کارهایی که من معمولا انجام میدم اینه که کارهای مهم رو وارد تقویمم میکنم وبراشون آلارم میزارم .

مثلا ssl سایت ما بعد یک سال منقضی میشه . من آلارم تمدید ssl رو یک هفته جلوتر گذاشتم که سایت دچار اختلال نشه . 

نام دامنه هم همینطور ، یک سال دیگه منقضی میشه و ممکنه روزی که منقضی میشه چند روز تعطیل باشه و من در جریان قرار نگیرم بنابراین برای تمدید دامنه هم آلارم گذاشتم . 

شما هم احتمالا لیستی از کارهایی دارید که خیلی مهمن و باید در موعد مقرر انجام بشن . 

 

نرم افزار های مدیریت زمان

در این بخش یه سری نرم افزار و اپلیکیشن مدیریت کار و مدیریت زمان رو معرفی می کنیم . برخی از این برنامه ها برای مدیریت کار گروهی و برخی دیگه هم برای مدیریت کار فردی کاربرد دارند. 

توضیح دادن در مورد تک تک این نرم افزار ها و اپلیکیشن ها خارج از حوصله این مقاله است می تونید از طریق سرچ گوگل در مورد امکاناتی که هر ابزار اطلاعات مفیدی به دست بیارید . 

• تسکولو (taskulu )

• ترلو (Trello)

• تو دو ایست (Todoist)

• گوگل درایو (Google Drive) 

• گوگل کلندر (Google Calendar)

• اور نوت (EverNote)

• دراپ‌باکس (Dropbox)

• واندرلیست ( wunderlist )

• وان نوت ( onenote )

• TickTick

• Remember the Milk

• IFTTT 

• Instapaper

• Google Keep

• Pocket

•  Google Calendar

•  Countdown+ Lite

 

معرفی کتاب های مدیریت زمان

ما سعی کردیم اطلاعات خوبی رو در این مقاله ۳۰۰۰ کلمه ای به شما ارائه بدیم . اما مطمئنن یک مقال ه کوتاه نمیتونه همه اطلاعات رو انتقال بده ، بنابراین در این بخش تعدادی کتاب در زمینه مدیریت زمان معرفی می کنیم . امیدواریم که براتون مفید باشه. 

• قدرت عادت – چارلز داهیگ (Charles Duhigg)

• اصل‌گرایی – گرگ مک‌کئون (Greg McKeown)

• به انجام رساندن کارها – دیوید آلن (David Allen)

• هفت عادت مردمان موثر – استفان کاوی (Stephen Covey)

 

ادنل چیست ؟

ادنل یک سامانه رزرواسیون تبلیغات محیطی هست. ادنل فضایی رو در بستر وب فراهم کرده تا صاحبان رسانه های تبلیغاتی بتونن ، ابزار تبلیغاتی خودشون رو در معرض دید قرار بدن . از طرفی صاحبان کسب و کار ها که خواهان اجاره رسانه های تبلیغاتی هستن می تونن به راحتی تابلو تبلیغاتی مورد نظر خودشون رو انتخاب و به صورت آنلاین اجاره کنن.